Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Christian Görtz
An der Wolfskaul 83b
41812 Erkelenz
Deutschland

E-Mail: chris.goertz@gmx.de
Telefon: +49 163 76 37 49 2

(identisch mit den Angaben im Impressum)

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website/App sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten im Bereich Arbeitsschutz erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder soweit ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, z. B. Betriebssicherheit).

3. Bereitstellung von Website und App / Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website bzw. bei jedem Zugriff der App auf die Mobile-API verarbeitet unser Server automatisch technische Daten, die der Browser bzw. die App übermittelt (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Ressource, User-Agent). Diese Daten werden zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs sowie zur Abwehr von Missbrauch (Rate-Limiting) verarbeitet und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Server- und Zugriffslogs werden nach maximal 14 Tagen automatisch gelöscht.

4. Registrierung & Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir mindestens eine E-Mail-Adresse und ein selbstgewähltes Passwort (nur als Hash gespeichert, nicht im Klartext). Angaben zu Firma und Ansprechpartner sowie Vor-/Nachname sind optional und können jederzeit unter „Mein Profil" nachgetragen oder geändert werden. Diese Daten sind zur Bereitstellung des Nutzerkontos erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird zusätzlich ein Authenticator-Secret gespeichert.

Für neu registrierte Rechnungsaccounts wird automatisch eine 7-tägige kostenlose Testphase eingerichtet. Damit dieselbe E-Mail-Adresse nicht wiederholt eine Testphase erhält, wird sie nach Ablauf intern auf einer Sperrliste vermerkt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Vermeidung von Missbrauch).

5. Arbeitsschutz-Fachdaten

Die Anwendung verarbeitet die von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen selbst eingegebenen Arbeitsschutz-Daten: Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Betriebsanweisungen, Arbeitsanweisungen, Unterweisungen sowie Arbeitsmittel mit ihren Prüfungen und die zugehörigen Stammdaten (Standorte, Arbeitsplätze, Beschäftigte). Bei Prüfungen von Arbeitsmitteln werden der Name, die Firma und die Qualifikation der prüfenden Person (intern oder extern) sowie ihre Bestätigung der Prüfung gespeichert, wie es die Aufzeichnung nach der Betriebssicherheitsverordnung verlangt. Für Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses (ASA) werden Name, Funktion, Organisation und E-Mail-Adresse der Teilnehmer, ihre Anwesenheit, die Tagesordnung, die Ergebnisse (Beschlüsse und daraus abgeleitete Maßnahmen mit Verantwortlichem und Termin) sowie der Versand von Einladung und Protokoll per E-Mail vermerkt; Protokolle sind nur für Administratoren, Sicherheitsfachkräfte und (lesend) Führungskräfte des jeweiligen Unternehmens sichtbar. In der iOS-App ohne Konto bleiben diese Daten ausschließlich auf Ihrem Gerät; erst nach der Anmeldung mit einem Konto werden sie in die Cloud übertragen. Arbeitsschutzberichte für die Geschäftsführung fassen diese Daten zu Kennzahlen zusammen (Zahlen je Abschnitt; bei überfälligen Maßnahmen auf Wunsch mit Titel, Termin und Verantwortlichem; Namen und Beschreibungen aus dem Verbandbuch erscheinen darin nicht). Gespeichert werden der Bericht mit seinen Texten und Empfehlungen, bei abgeschlossenen Berichten die Momentaufnahme der Kennzahlen sowie der Versandvermerk mit den von Ihnen angegebenen Empfänger-Adressen; der Versand per E-Mail erfolgt nur an diese Adressen. Berichte sind nur für Administratoren, Sicherheitsfachkräfte und (lesend) Führungskräfte des jeweiligen Unternehmens sichtbar, Gesamtberichte nur für Administratoren. Für das Gefahrstoffregister werden die von Ihnen erfassten Stoffdaten, Sicherheitsdatenblätter, Verwendungen je Arbeitsbereich, Lagerorte und Substitutionsprüfungen (mit dem Namen der prüfenden Person) gespeichert. Das Expositionsverzeichnis nach § 10a der Gefahrstoffverordnung enthält je beschäftigter Person Name, Tätigkeit sowie Höhe und Dauer der Exposition gegenüber krebserzeugenden, keimzellmutagenen oder reproduktionstoxischen Gefahrstoffen; es ist nur für Administratoren und Sicherheitsfachkräfte zugänglich, jeder Abruf wird im Audit-Log vermerkt, und die Einträge werden gesetzlich vorgeschrieben 40 bzw. 5 Jahre nach Ende der Exposition aufbewahrt. Diese Daten dienen der Erfüllung Ihrer gesetzlichen Dokumentationspflichten als Arbeitgeber bzw. Sicherheitsfachkraft (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO) und werden nicht zu anderen Zwecken ausgewertet.

6. Daten von Beschäftigten (Lesebestätigungen & Unterweisungen)

Wenn Sie als Kunde Beschäftigte zur Lesebestätigung von Betriebs-/Arbeitsanweisungen oder zur Durchführung von Unterweisungen einladen, verarbeiten wir personenbezogene Daten dieser Beschäftigten – in der Regel Name und E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt und Ergebnis der Bestätigung bzw. Unterweisung. Diese Daten werden ausschließlich zur Dokumentation der Arbeitsschutzpflichten Ihres Unternehmens verarbeitet. Verantwortlich für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung (insbesondere die arbeitsrechtliche Grundlage gegenüber den Beschäftigten) ist der jeweilige Kunde als Arbeitgeber; wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag als technischer Dienstleister.

7. Zahlungsabwicklung

Der Kauf und die Verlängerung kostenpflichtiger Lizenzen erfolgt über den Zahlungsdienstleister PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg). Bei einer Zahlung über PayPal werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (u. a. Zahlungsbetrag, Empfänger, Transaktions-ID) an PayPal übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es gilt ergänzend die Datenschutzerklärung von PayPal: paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full. Kreditkarten- oder sonstige Zahlungsdaten selbst erhalten oder speichern wir zu keinem Zeitpunkt.

8. Push-Benachrichtigungen (nur App)

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, übermittelt Ihr Gerät ein von Apple vergebenes Geräte-Token an unseren Server, das wir Ihrem Konto zuordnen, um Sie z. B. über neue oder bald fällige Maßnahmen, zugewiesene Unterweisungen oder ausstehende Lesebestätigungen zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung bei Aktivierung). Der eigentliche Versand läuft über den Apple Push Notification Service (APNs); dabei werden das Geräte-Token und der Nachrichteninhalt an Apple Inc. mit Sitz in den USA übermittelt.

Diese Übermittlung stellt eine Datenübermittlung in ein Drittland (USA) im Sinne von Art. 44 ff. DSGVO dar. Die Europäische Kommission hat mit ihrem Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (DPF) vom 10. Juli 2023 festgestellt, dass bei nach dem DPF zertifizierten US-Unternehmen ein im Sinne der DSGVO angemessenes Datenschutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO); in diesem Fall ist keine gesonderte Genehmigung oder zusätzliche Garantie (z. B. Standardvertragsklauseln) erforderlich. Apple Inc. ist nach eigenen Angaben unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung von Apple: apple.com/legal/privacy.

Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit in den iOS-Einstellungen für die App deaktivieren.

9. Cookies

Diese Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (.AspNetCore.Identity.Application für die Authentifizierungs-Session, .AspNetCore.Antiforgery.* zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery). Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung gemäß § 25 TTDSG ist für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich.

10. App-Tester-Liste (Benachrichtigung über Testversionen)

Wenn Sie sich auf unserer Website als App-Tester für SiFa Assist eintragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Plattform (iOS oder Android), das Produkt, den Zeitpunkt der Anmeldung und – nach Ihrer Bestätigung – den Zeitpunkt der Bestätigung sowie den Zeitpunkt der zuletzt an Sie gesendeten Benachrichtigung. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um Sie per E-Mail zu informieren, sobald eine neue Testversion der App bereitsteht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Eintragung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick auf diesen Link werden Sie in den Verteiler aufgenommen; ohne Bestätigung erhalten Sie keine Benachrichtigungen. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir automatisch nach 14 Tagen.

Jede Benachrichtigung enthält einen Abmeldelink. Nach Ihrer Bestätigung auf der Abmeldeseite wird Ihr Eintrag vollständig gelöscht. Sie können Ihre Einwilligung außerdem jederzeit formlos per Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Daten werden getrennt von Nutzerkonten in unserer internen Verwaltung gespeichert und nicht zu anderen Zwecken verwendet. Spätestens nach Abschluss der Testphase der App löschen wir die Tester-Liste.

11. Empfänger der Daten

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, insbesondere kein Verkauf von Daten und kein Einsatz von Analyse- oder Werbe-Trackern.

12. Speicherdauer

Konto- und Fachdaten werden gespeichert, solange der Rechnungsaccount besteht. Nach Löschung des Kontos werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. handels-/steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB, § 147 AO für Rechnungsdaten von bis zu 10 Jahren).

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse. Zusätzlich steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, z. B. der für Nordrhein-Westfalen zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die zugrunde liegenden Datenverarbeitungen ändern. Bei wesentlichen Änderungen ist die weitere Nutzung der Software für den Administrator des Rechnungsaccounts von der erneuten Zustimmung zur jeweils aktuellen Fassung abhängig.